Политика ООО «АРОМА ПРОФИ» в отношении обработки персональных данных
УТВЕРЖДЕНА приказом генерального директора ООО «АРОМА ПРОФИ» от 26.10.2026 № 2ПД
Редакция № 2, действует с 01.11.2026
1. Общие положения
1.1. Политика определяет цели, правовые основания, условия и порядок обработки персональных данных (далее — ПДн) в ООО «АРОМА ПРОФИ» (далее — Оператор), а также меры по их защите. Политика издана во исполнение ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон).
1.2. Политика применяется ко всем ПДн, которые обрабатывает Оператор, в том числе полученным через сайты aroma-profi.ru, aroma-profi.com и alesente.ru и их поддомены (далее — Сайты), по телефону, по электронной почте, в мессенджерах и на интернет-площадках.
1.3. Термины используются в значениях, установленных Законом.
1.4. Политика размещена на Сайтах (ссылка — на каждой странице, где собираются ПДн) и доступна в офисе Оператора.
2. Сведения об Операторе
2.1. Общество с ограниченной ответственностью «АРОМА ПРОФИ», ИНН 9723039870, КПП 772301001, ОГРН 5177746353967. Адрес: 109129, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Текстильщики, ул. 8-я Текстильщиков, д. 11, стр. 2, офис 411, помещ./ком. Х/18. Регистрационный номер в реестре операторов ПДн: 77-22-074567.
2.2. Ответственный за организацию обработки ПДн — генеральный директор Оператора.
2.3. Обращения по вопросам ПДн, отзыв согласия и отказ от рассылки: e-mail pd@aroma-profi.com, телефон +7 (495) 128-12-42, почтовый адрес — указан в п. 2.1.
3. Цели, персональные данные, основания и сроки обработки
3.1. Оператор обрабатывает ПДн только для целей, указанных в таблице. Объём ПДн соответствует цели.
| № | Цель | Субъекты | Персональные данные | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Обработка заявок с Сайтов: консультация, подбор продукции, отправка образцов и коммерческих предложений | Лица, оставившие заявку; представители организаций | ФИО (имя), телефон, e-mail, наименование организации, адрес доставки образцов, текст обращения | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона) | 3 года с последнего обращения или до отзыва согласия |
| 2 | Заключение и исполнение договоров с физическими лицами: продажа, доставка, возврат товара | Покупатели, получатели товара | ФИО, телефон, e-mail, адрес доставки, сведения о заказе и оплате | Исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона) | 5 лет после исполнения договора |
| 3 | Заключение и исполнение договоров с организациями и ИП, переговоры, деловая переписка | Представители и работники контрагентов; индивидуальные предприниматели | ФИО, должность, рабочие телефон и e-mail; для ИП — также ИНН, ОГРНИП, адрес, банковские реквизиты | Исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона); законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) | Срок действия договора и 5 лет после его окончания |
| 4 | Поиск новых клиентов — организаций: деловые звонки и письма на контакты организаций из открытых источников, учёт в CRM | Представители организаций | ФИО (если сообщены), должность, рабочие телефон и e-mail, источник контакта | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) | До возражения против контактов или 1 год без взаимодействия |
| 5 | Запись телефонных разговоров для контроля качества обслуживания, обучения работников и урегулирования споров | Собеседники Оператора | Номер телефона, дата и время звонка, запись голоса и содержание разговора | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) | 6 месяцев; при споре — до его разрешения |
| 6 | Информационная и рекламная рассылка о товарах и акциях | Подписчики | Имя, e-mail, телефон | Отдельное согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона, ч. 1 ст. 18 Федерального закона «О рекламе») | До отказа от рассылки |
| 7 | Реферальная программа: учёт рекомендаций, выплата вознаграждения, исполнение обязанностей налогового агента | Физические лица — участники программы | ФИО, паспортные данные, ИНН, адрес регистрации, телефон, e-mail, банковские реквизиты, сведения о выплатах | Исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона); исполнение обязанностей по НК РФ (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона) | 5 лет после последней выплаты |
| 8 | Подбор персонала | Кандидаты на вакансии | ФИО, телефон, e-mail, сведения из резюме (образование, опыт работы, квалификация) | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона) | 30 дней после решения по кандидату; в кадровом резерве — 1 год при согласии кандидата |
| 9 | Кадровый и бухгалтерский учёт, исполнение трудового и налогового законодательства | Работники и бывшие работники, члены их семей (в случаях, предусмотренных ТК РФ), исполнители по гражданско-правовым договорам | ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, адрес, ИНН, СНИЛС, семейное положение, образование, профессия, доходы, банковские реквизиты | Исполнение обязанностей по законодательству РФ (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона); исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона) | В сроки, установленные законодательством об архивном деле и бухгалтерском учёте |
| 10 | Обеспечение работы Сайтов и веб-аналитика | Посетители Сайтов | Файлы cookie, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, действия на Сайте | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона) | 1 год или до отзыва согласия |
3.2. Специальные категории ПДн и биометрические ПДн Оператор не обрабатывает. Записи разговоров не используются для установления личности.
3.3. Номера мобильных телефонов физических лиц, полученные по рекомендации третьих лиц, без согласия их владельцев в CRM не вносятся и для звонков не используются.
4. Порядок и условия обработки
4.1. Обработка смешанная — с использованием средств автоматизации и без них, с передачей по внутренней сети Оператора и по сети Интернет.
4.2. Действия с ПДн: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение. Распространение ПДн не осуществляется.
4.3. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение ПДн граждан РФ осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории РФ.
4.4. Оператор поручает обработку ПДн на основании договоров, содержащих требования ч. 3 ст. 6 Закона:
— хостинг Сайтов — ООО «Бегет» (195112, г. Санкт-Петербург, пл. Карла Фаберже, д. 8Б, оф. 723);
— CRM-система amoCRM — АО «Амоцрм»;
— корпоративная почта Яндекс 360 и веб-аналитика Яндекс Метрика — ООО «ЯНДЕКС» (ОГРН 1027700229193, 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16);
— IP-телефония и запись разговоров — ПАО «МегаФон» (ИНН 7812014560, ОГРН 1027809169585, 127006, г. Москва, Оружейный пер., д. 41) и ООО «Новофон-ОС» (ООО «Новофон-Оператор связи»);
— подбор персонала — привлекаемые исполнители;
— веб-аналитика Google Analytics и Google Tag Manager — Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, США).
4.5. Для доставки товаров и образцов Оператор передаёт ФИО, телефон и адрес получателя выбранной службе доставки: Яндекс Доставка, СДЭК, Деловые Линии, Достависта, Ozon, Wildberries, либо доставка осуществляется курьером Оператора.
4.6. Переписка с клиентами ведётся по их инициативе в Telegram, WhatsApp, MAX, ВКонтакте, на Авито и по электронной почте. Переписка из ВКонтакте и Авито загружается в CRM Оператора. Обработку данных внутри мессенджеров и площадок осуществляют их владельцы на собственных условиях.
4.7. Иным третьим лицам ПДн передаются только в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
5. Трансграничная передача
5.1. Оператор осуществляет трансграничную передачу ПДн после уведомления уполномоченного органа (ст. 12 Закона) только для веб-аналитики Сайтов с использованием сервисов Google LLC (США): файлы cookie, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, действия на Сайте — на основании согласия посетителя.
6. Права субъектов ПДн
6.1. Субъект ПДн вправе получить сведения об обработке своих ПДн, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие, возразить против обработки на основании законного интереса Оператора и против рассылки, а также обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.
6.2. Запрос о предоставлении сведений направляется на pd@aroma-profi.com или по почтовому адресу Оператора в порядке, установленном ч. 3 ст. 14 Закона.
6.3. Отзыв согласия и отказ от рассылки принимаются в свободной форме: письмом на pd@aroma-profi.com, по ссылке «Отписаться» в рассылке или по почте. Электронная подпись не требуется.
6.4. Оператор отвечает на обращения и прекращает обработку в сроки, установленные Законом.
7. Меры по защите ПДн
7.1. Назначен ответственный за организацию обработки ПДн; утверждены Политика и локальные акты по вопросам обработки ПДн.
7.2. Доступ к ПДн имеют только работники, которым он необходим для исполнения трудовых обязанностей. Работники ознакомлены с требованиями законодательства о ПДн и локальными актами Оператора под подпись.
7.3. Доступ к CRM, почте и телефонии — по индивидуальным учётным записям с разграничением прав. Используются антивирусная защита и резервное копирование.
7.4. Документы на бумаге хранятся в запираемых шкафах; ведётся учёт машинных носителей ПДн.
7.5. Осуществляется внутренний контроль соответствия обработки ПДн Закону и оценка вреда, который может быть причинён субъектам.
7.6. О неправомерной передаче ПДн Оператор уведомляет Роскомнадзор в порядке ч. 3.1 ст. 21 Закона.
8. Прекращение обработки и уничтожение ПДн
8.1. ПДн уничтожаются по достижении целей обработки, по истечении сроков хранения или при отзыве согласия, если иное основание обработки не предусмотрено законом. Уничтожение подтверждается в порядке, установленном Роскомнадзором.
9. Заключительные положения
9.1. Политика пересматривается при изменении законодательства или порядка обработки ПДн, но не реже одного раза в год.
9.2. Новая редакция Политики вступает в силу с даты её размещения на Сайтах. Предыдущие редакции хранятся у Оператора.